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AUTOMATIONEN

Büroarbeit mit KI automatisieren – für Schweizer KMU

Einstieg Ihre erste Automation, fertig eingerichtet bereits ab CHF 1'300 Pro Ablauf: eine feste Regel in einem Programm, etwa Belege ablegen. Alle Richtpreise →
Kostenlose Erstanalyse → Ihren Fall einordnen →
Der vaiacon-Roboter mit Zahnrad

Kurz gesagt

Für wen
Schweizer KMU mit wiederkehrender Büroarbeit wie Belegen, Offerten, Korrespondenz und Anfragen.
Problem
Regelmässige Büroarbeit kostet jede Woche Zeit und wird heute noch von Hand gemacht.
Was Sie bekommen
Bei Ihnen eingerichtete Automationen, auf Wunsch mit Chatbot, Telefonassistent und Anbindung an Ihre Software. Die Anbindung gibt es als Standard-Connector, also als fertige Verbindung zu gängigen Programmen, oder individuell, wenn keine fertige Verbindung passt.
Chatbot
Der Chatbot mit Firmenwissen beantwortet Fragen Ihrer Kundschaft mit Ihren eigenen Angaben und übergibt offene Fälle per E-Mail. Er antwortet, er handelt nicht. Betreuung auf Wunsch.
Telefonassistent
Der Telefonassistent nimmt Anrufe entgegen und erfasst das Anliegen. Enthalten ist ein Anwendungsfall nach Wahl: Termin in Ihren Kalender eintragen oder Rückruf veranlassen, mit Übergabe an Ihre Mitarbeitenden. Betreuung auf Wunsch, Telefonnummer enthalten.
Bausteine
Jede Automation besteht aus fünf Teilen: Etwas kommt rein, Informationen werden geprüft (nach festen Regeln oder mit KI, wenn sie dafür sinnvoll ist), es wird entschieden, etwas passiert, Sie erfahren davon.
Ihr Fall
Auf der Seite beschreiben Sie Ihren Fall in zwei Sätzen und geben E-Mail und Telefon an. Die Einordnung kommt per E-Mail, nicht auf der Seite: welcher Umfang zu Ihrem Fall passt, und ob ein Standard reicht oder die Lösung individuell wird. Beschreibung und Kontaktangaben gehen als Anfrage an uns.
Region
Gesamte Deutschschweiz

BAUSTEINE

Viele wiederkehrende Aufgaben lassen sich automatisieren.

Eine Automation ist kein Produkt aus dem Regal. Sie besteht immer aus denselben fünf Teilen, die wir für Ihren Betrieb zusammensetzen.

  1. Der vaiacon-Roboter nimmt einen Anruf entgegen, daneben eine Sprechblase

    1Etwas kommt rein

    Der Anstoss: Etwas trifft bei Ihnen ein, auf welchem Weg auch immer.

  2. Der vaiacon-Roboter hält eine Lupe in der Hand

    2Informationen werden geprüft

    Nach festen Regeln oder mit KI, wenn sie dafür sinnvoll ist.

  3. Der vaiacon-Roboter hält ein Klemmbrett

    3Es wird entschieden

    Nach Ihren Regeln: Manches läuft durch, anderes wartet auf Ihr OK.

  4. Der vaiacon-Roboter am Laptop, daneben eine Meldung mit Haken

    4Etwas passiert

    Das Ergebnis landet dort, wo Sie arbeiten: im Programm, im Ordner, beim Kunden.

  5. Der vaiacon-Roboter hält ein Tablet und zeigt nach oben

    5Sie erfahren davon

    Sie behalten den Überblick, ohne nachschauen zu müssen.

Jedes Beispiel weiter unten ist eine Kombination aus diesen Teilen. Ihres auch.

AUS DER PRAXIS

Welche Beispiele gibt es in Ihrer Branche?

Was in Ihrer Branche von selbst laufen kann:

Das nervt
  • Mehrfach abtippen: Aufmass, Rapport, Offerte
  • Offerten liegen, Nachfassen vergessen
  • Arbeitszeiten kommen spät von der Baustelle

1Einfache Automation

  • Bitte um Bewertung Auftrag abgenommen → Bitte um Bewertung
  • Rapport-Foto ablegen WhatsApp-Foto → Projektordner, benannt
  • Zahlungseingang abgleichen QR-Zahlung → offene Rechnung → bezahlt

2Mittelgrosse Automation

  • Offerte mit Nachfassen Offerte versandt → nach einer Woche Nachfass-Entwurf
  • Aufmass zu Offertenentwurf Raumfotos + Masse → Offertenentwurf
  • Terminabgleich mit Kunden Online-Termin → Kalender mit Adresse und Anfahrt

3Komplette Automation

  • Von Anfrage bis Rechnung Anfrage → Besichtigung → Offerte → Rapport → QR-Rechnung
  • Mahnlauf von selbst Erinnerung → erste → zweite Mahnung, Stopp bei Streit
  • Anfragen über Social Media Beitrag → Formular → KI-Einordnung → Besichtigung

Mehr für Malerbetrieb →

1Einfache AutomationEine feste Regel in einem Programm Eine Rechnung kommt per Mail und liegt Sekunden später im richtigen Ordner. Was Sie davon habenNichts geht verloren, niemand sucht am Monatsende. Richtpreisab CHF 1'300
2Mittelgrosse AutomationZwei Programme arbeiten zusammen, oder eine Entscheidung oder Freigabe kommt dazu Der Beleg geht aus der Mail direkt in die Buchhaltung. Was Sie davon habenWeniger Abtippen. Unklare Angaben werden zur Prüfung vorgelegt. Richtpreisab CHF 2'600
3Komplette AutomationMehrere Schritte über bis zu drei Programme. Standardfälle laufen automatisch, Ausnahmen bleiben sichtbar. Von der Anfrage bis zur Rechnung in einem Fluss. Freigaben und Ausnahmen landen bei Ihnen. Was Sie davon habenDer Ablauf hängt nicht mehr an einer Person, die Rechnung geht am Tag des Abschlusses raus. Richtpreisab CHF 4'200

Richtpreise, inkl. 8,1 % MWST. Verbindlich ist der Fixpreis nach der Erstanalyse.

Betreuung auf Wunsch: Überwachung, Fehlerbehebung und laufende Anpassungen für alle Automationen und Chatbots, die wir für Sie gebaut haben.

Was gehört zu welcher Grösse?

Einfache Automation, zum Beispiel der kleine Ablauf: Ein Auslöser, eine Regel, ein Zielprogramm (das Programm, in dem das Ergebnis landet), ohne weitere Anbindung.

Mittelgrosse Automation: Mittlere Abläufe verbinden Programme oder ergänzen eine Entscheidung oder Freigabe. Der genaue Umfang steht beim gewählten Angebot.

Komplette Automation, zum Beispiel der Auftragsablauf: Anfrage, Offerte, Auftrag, Rechnung mit bis zu drei Programmen über fertige Verbindungen (Standard-Connectoren), Daten je Programm in eine Richtung, bis 15 Felder je Übergabe. Rückmeldungen an ein Programm, Altsysteme und weitere Programme sind zusätzliche Anbindungen.

Wann ist ein Ablauf abgenommen?

Abgenommen ist ein Ablauf, wenn der Normalfall, fehlende und falsche Daten, ein Schnittstellenausfall und eine Doppelauslösung geprüft sind und die Rechte stimmen.

Doppelauslösung heisst: Dasselbe Ereignis kommt zweimal an, etwa eine Rechnung, die zweimal gemailt wird. Der Ablauf darf sie trotzdem nur einmal verarbeiten.

Mängel beheben wir 90 Tage nach der Übergabe ohne Rechnung.

Anbindungen

Wenn eine Automation ein weiteres Programm braucht, kommt die Anbindung dazu. Es gibt zwei Wege: den Standard-Connector, also eine fertige Verbindung zwischen Programmen, oder eine individuelle Anbindung.

  • Anbindung, Standard-Connector

    Für gängige Programme mit fertigem Connector: Bexio, Google Workspace, Microsoft 365, HubSpot, Make oder Zapier.

  • Anbindung, individuell

    Wenn kein Standard-Connector passt, etwa bei Branchensoftware, Kundenverzeichnis oder Altsystemen.

IN 22 SEKUNDEN

So sieht das im Alltag aus.

Belege, Offerten und Freigaben laufen von selbst. Ihr Fall steht im Feld darunter.

IHR FALL

Ihr Fall in zwei Sätzen.

Beschreiben Sie, was bei Ihnen jede Woche Zeit frisst. Unsere Einordnung bekommen Sie per E-Mail: welcher Umfang zu Ihrem Fall passt, und ob ein Standard reicht oder es individuell wird. Das Angebot schauen wir danach persönlich mit Ihnen an.

  1. 1Beschreiben
  2. 2E-Mail und Telefon
  3. 3Einordnung per E-Mail
Ohne Namen und Kundendaten, bitte

0 Zeichen, mindestens 20

Ihre Beschreibung geht zusammen mit Ihren Kontaktangaben als Anfrage an uns. Die Einordnung schicken wir an Ihre E-Mail. Wir antworten in der Regel innert eines Arbeitstages.